Аренда переговорных: особенности

Каждая компания проводит переговоры, чтобы заключить контракты или открыть новые возможности для бизнеса. Но не всегда в офисном здании есть место для собственной переговорной. Кроме этого в ней нужно сделать современное оформление, создать уютную обстановку, оснастить технически. Все это требует финансовых затрат и выделение персонала на обслуживание помещения.

Но затраты можно значительно снизить. В этом случае аренда переговорных будет лучшим решением. Особенно это актуально в том случае, когда переговоры бывают нечасто. Тогда намного дешевле будет арендовать помещение, чем обустраивать и содержать его в лучшем виде в своем офисе.

Когда требуется

Аренда переговорных может потребоваться достаточно часто для неформальных встреч деловых партнеров. Они могут без лишних свидетелей обсуждать свои будущие контракты или действия по продвижению бизнеса. Но кроме этого требуется также официальная встреча с деловыми партнерами. В этом случае подписание деловых договоров должно осуществляться в соответствии с нормативами. Это лучше всего делать именно в переговорных. Там имеются лучшие условия для официальных встреч.

Также переговорные могут понадобиться в таких случаях:

-       для встречи с инвесторами;

-       собрание директоров по межрегиональным филиалам;

-       консультаций со специалистами;

-       собеседование с новым персоналом;

-       встречи с юристами.

Такое помещение может понадобиться вне офиса, чтобы планировать там встречи с людьми для обсуждения важных вопросов, связанных с бизнесом.

Как подобрать

Стоит учитывать, что важным является подобрать помещение для переговоров по определенным параметрам. Именно поэтому аренда переговорных в Киеве должна быть осуществленной после рассмотрения разных вариантов. При этом должно учитываться следующее: размер переговорной, его расположение.

Габариты помещения

Когда выбирается переговорная для 2-3 человек, тогда помещение может быть небольшим. Для двадцати человек требуется подобрать переговорную около 40 м². Это позволит в такой комнате всем участникам переговоров разместиться с комфортом и не чувствовать себя в стесненных условиях. Поэтому прежде чем арендовать зал, стоит узнать точное количество участников переговоров. После этого стоит рассмотреть варианты с подходящими габаритами для размещения всех гостей.

Расположение

Не всегда деловые партнеры проживают в столице. Они могут прибыть из другого города или страны. Если для них специально не организовывается трансфер из вокзала или аэропорта, тогда стоит побеспокоиться об удобно расположенной локации.

Переговорная должна находиться в центре города, иметь рядом расположенные станции метро, другие транспортные развязки. Это поможет гостям встречи без труда найти месторасположение ивент-площадки. 

Также можно арендовать зал со своим собственным паркингом. Это потребуется в том случае, если на место встречи участники будут приезжать на своем личном авто. Таким образом гостям не придется искать место, где припарковать свое авто, что может задержать их к началу встречи.

Также приятно если из окна переговорной открывается красивый вид на улицу, что способствует расслабленной атмосфере во время деловой встречи. Поэтому при выборе локации, нужно уточнить где она располагается и есть ли у нее своя собственная парковка.

Особенности

Также стоит учитывать несколько особенностей, которые будут немаловажные при выборе переговорной:

-       Мебель. Важно чтобы всем членам встречи было удобно, они не испытывали дискомфорта, что может повлиять на итог переговоров. Именно поэтому стоит обратить внимание на локации, которые уже оборудованы удобными столами и креслами.

-       Оформление комнаты. При выборе стоит отдавать предпочтения ивенту, который имеет красивое и стильное оформление. Когда в переговорной имеется современный дизайн, это может произвести впечатление на деловых партнеров, доказать свою респектабельность.

Будет выгодным решение расположить всех участников за круглым столом. Есть несколько вариантов переговорных с такими столами. Это позволит всем участникам встречи видеть эмоции, которые возникают на разные пункты обсуждения. Также это облегчает общение.

Техническое оснащение

Аренда переговорных Киев – это возможность встретиться с деловыми партнерами и обсудит важные вопросы, возникающие при сотрудничестве. Но иногда может потребоваться определенное техническое оснащение. Чаще всего в переговорных есть необходимый базовый набор, состоящий из микрофонов на столах, флип-чарта, лазерной указки, плазменной панели.

Но может потребоваться дополнительное оборудование для видеоконференции. Это будет необходимо, если по каким-то условиям деловые партнеры не могут посетить встречу. Тогда стоит обеспечить связь в удаленном режиме. Для этого требуется обеспечить локацию определенным оборудованием для связи.

Не всегда можно найти требуемое техническое оснащение самостоятельно. В таком случае стоит поговорить с техником, который обслуживает залы, сдаваемые в аренду. Он сможет обеспечить локацию нужным оборудованием, которое клиент также может взять в аренду. Это решит его проблемы, связанные с технической стороной мероприятия.

Что стоит учитывать

Если встреча будет длиться долгое время, тогда стоит побеспокоиться о перекусе. Для этого существует Кейтеринг. Это специальная услуга, которая поможет обеспечить встречу едой или горячими напитками. В этом случае стоит выбирать место с дополнительной комнатой или местом, где будет удобно принимать пищу. Это позволит заказать кофе-брейк или бизнес-ланч и устроить перерыв. Деловые партнеры смогут перекусить, выпить кофе или чай, отвлечься ненадолго от вопросов, связанных с бизнесом. Также такая организация докажет подготовленность к встрече и благонадежность компании.

Если правильно подобрать переговорную, подготовиться к встрече в техническом плане, тогда можно обеспечить хорошее окончание встречи, выгодное для стороны-организатора.